Chris Devolder is een vaste waarde op de internal sales afdeling van Lebon en is sinds jaar en dag hét aanspreekpunt voor de jaarlijkse IT-budgettering. In deze blog vertelt hij hoe belangrijk het is om het overzicht te bewaren en welke impact dit heeft op zowel de infrastructuur zelf als de kosten die erbij komen kijken.

“IT is de bouwsteen van je bedrijf. In welke sector je ook actief bent, vaak staat of valt alles met een goed werkende IT-infrastructuur. Het neemt jaarlijks dan ook heel wat budget in. En terecht. Maar wordt dat budget ook slim ingezet? Daarom is het belangrijk om het overzicht te bewaren. Heb je een duidelijk zicht op je IT-kosten, dan kan je proactief handelen en vermijd je onnodige kosten. Dat principe pas ik toe zowel bij ons intern als bij klanten.

Optimaliseren van infrastructuur én kosten

Budgettering vormt een belangrijk onderdeel van mijn job. Eigenlijk het hele jaar door, maar vooral tijdens het najaar ben ik hier bijna dagelijks mee bezig. Vanaf half september contacteer ik onze klanten proactief om samen vooruit te kijken en te voorspellen met welke kosten ze het komende jaar rekening moeten houden. Zo help ik hen niet alleen bij het optimaliseren van hun infrastructuur, maar ook van de kosten die erbij komen kijken. Zodat ze niet voor verrassingen komen te staan, zowel financieel als operationeel.

Bij het budgetteren van de IT-infrastructuur voor het komende jaar, stel ik standaard deze vijf vragen:

• Welke onderhoudscontracten zijn er? Hoe lang lopen ze nog en zijn ze nog relevant?
• Welke toestellen zijn EOL? Zijn ze nog in gebruik en loont het de moeite om de levensduur met 1 of 2 jaar te verlengen? Of investeren we beter in een nieuw toestel dat meer aan de noden voldoet en een goedkoper onderhoudscontract heeft?
• Heeft de aanwezige hardware nog dezelfde functie als bij de investering? Moet het onderhoudscontract bij verlenging eventueel aangepast worden?
• Is er een verschuiving geweest bij de medewerkers en moeten er licenties geschrapt of bijgekocht worden?
• Welke aankopen dringen zich op en hoe kunnen we de bestaande infrastructuur hierop afstemmen?

De juiste vragen op het juiste moment

Samen met de vaste system engineer en de account managers bekijk ik de mogelijkheden, maak ik een raming van de kosten en doe ik een voorstel. Het is telkens opnieuw een puzzel die we samen maken, met als einddoel een oplossing op maat van de klant. Een hele uitdaging waar ik tot op vandaag nog steeds zeer veel voldoening uit haal.

Ik vind het als IT-partner cruciaal om op het juiste moment de juiste vragen te stellen en transparant te communiceren over de problemen en opportuniteiten. Alleen zo kan je bouwen aan een vertrouwensrelatie op lange termijn.”

Wil je samen met Chris je IT-budget voor volgend jaar bekijken? Contacteer hem vrijblijvend.