Bij de politie staat veiligheid voorop. En dat is op IT-vlak niet anders. Politiezone Aalst, dat in totaal zo’n 300 medewerkers telt, werkte al gedeeltelijk via mobile office op een strikt afgescheiden netwerk. De IT-afdeling ging, samen met Lebon IT, de uitdaging aan om het remote werken verder uit te breiden en tijdens de coronaperiode alle medewerkers, ongeacht hun locatie of toestel, verbinding te laten maken met hun virtuele werkplek.

Zo’n twee jaar geleden startte politiezone Aalst met het beschikbaar stellen van de politionele computeromgeving via mobile office. Zo kan de dienst recherche bijvoorbeeld verhoringen ter plaatse of in de gevangenis afnemen en de gegevens rechtstreeks op de server invoeren. Of kunnen officieren van wacht bij een oproep eerst de situatie van thuis inschatten voor ze zich verplaatsen. Volgens de planning waren in 2020 de 90 medewerkers van de dienst interventie aan de beurt. Tot corona roet in het eten strooide. Door de uitbraak van het virus werd de uitrol bij de dienst interventie on hold gezet en werd voorrang gegeven aan de overschakeling bij de administratieve diensten, in totaal zo’n 100 mensen. Zo konden zij meteen van thuis uit werken en konden de diensten die 24/24 bemand moeten zijn, op kantoor blijven aangezien er voldoende ruimte was.

“Daarnaast wilden we ook op het vlak van server capaciteit niet inboeten aan comfort. En daar heeft Lebon IT ons erg goed begeleid doorheen de hele coronaperiode. Met kleine aanpassingen en verschuivingen zorgden ze ervoor dat we steeds het maximum uit onze server konden halen. Door bijvoorbeeld zuiver administratieve taken via Office365 te laten uitvoeren, om zo de server te vrijwaren van overbelasting. Of door taken te herverdelen en medewerkers meer gespreid te laten werken. Tot we uiteindelijk toch op de limieten stootten en beslisten om uit te breiden naar de volledige capaciteit. Voor covid-19 telden we 70 virtuele pc’s, bij uitbraak zijn we meteen verhoogd naar 120 virtuele pc’s en na de uitbreiding telde het netwerk maar liefst 190 virtuele pc’s.”

“De rol van Lebon IT, zowel op het vlak van de aangereikte tools als de persoonlijke ondersteuning, heeft ervoor gezorgd dat we heel snel een werkbare verdeling konden maken van het gebruik van de virtuele omgeving. Dankzij het systeem van een vaste contactpersoon, die je organisatie door en door kent, verloopt de communicatie erg vlot en konden we kort op de bal spelen. Bij Lebon IT voel je je geen nummer op de helpdesk.”

Ook al was de politiezone al volop bezig met mobiel werken voor de uitbraak van corona, toch zorgden de afgelopen maanden voor een mentaliteitsverandering. Mensen zagen veel sneller de voordelen van mobiel werken en gingen gemakkelijker mee in het hele project. Mede dankzij de goede voorbereiding konden ze zo een versnelde digitalisering doorvoeren bij het voltallige korps.

Jurgen De Bisschop: “Een mooi voorbeeld is het ticketing systeem van de IT-dienst. We waren hier al jaren mee bezig, maar het kwam maar niet van de grond. Mensen bleven op de deur aankloppen, bellen en mailen voor elk IT-probleem. Sinds covid-19 hebben we het systeem rigoureus ingevoerd. En het werkt. We kunnen niet alleen ons werk beter inplannen, we hebben ook een beter zicht op onze werking. Elke maand bekijken we de cijfers en het soort vragen. Als blijkt dat een bepaald probleem meer opduikt, dan pakken we het structureel aan. Zonder cijfermateriaal heb je vaak een vertekend beeld en verlies je het overzicht.”

Ondertussen zijn de voorbereidingen gestart voor de volgende stap in het ambitieuze project. De dienst interventie, die door de coronaperiode even geduld moest uitoefenen, schakelt binnenkort ook over. Op kantoor een verhoor voorbereiden, de laptop uitpluggen en terug aansluiten in het verhoorlokaal met groot scherm … De collega’s kijken er erg naar uit.

Volgens Jurgen De Bisschop keren we niet meteen terug naar de situatie zoals voorheen. “We hebben nu aangetoond dat het concept van mobile office werkt. Het zou een verlies zijn, mochten we alles wat we geleerd hebben op die korte tijd vergeten en gewoon terugkeren naar vroeger. Vroeger legden we ten tijde van carnaval een meterslange glasvezelkabel naar de crisiszaal om een beperkt aantal ISLP stations aan te sluiten. Dat is voltooid verleden tijd, met de nieuwe oplossing kan elkeen in de crisiszaal aan de slag.

Ons kantoor is op vandaag te klein om iedereen comfortabel te laten werken en daarbij de social distancing te respecteren. Dus waarom niet blijven inzetten op telewerk? Binnen de politiecultuur was het concept van thuis werken niet gekend. Maar nu hebben we bewezen dat je niet aan je bureau hoeft te zitten om je werk te kunnen doen. Bovendien waren de reacties van de mensen de afgelopen maanden erg positief.